Câmara de Foz reduz custos e otimiza espaço com digitalização de arquivos
A atual gestão da Câmara de Foz do Iguaçu segue promovendo diversas mudanças de fluxos e processos, a fim de dinamizar rotinas e tornar o trabalho mais eficiente. Paralelo a isso, a preocupação com o uso mais consciente dos recursos públicos também tem sido um norte. Em mais uma iniciativa nesse sentido, o Poder Legislativo implantou um serviço especializado para digitalização de documentos e organização de arquivos. A medida reduz custos, otimiza espaço e facilita o acesso do público aos dados.
As pastas de arquivo que ocupavam duas salas do anexo e estavam em condições inadequadas estão sendo digitalizadas e armazenadas corretamente. “Estamos otimizando os recursos públicos. Utilizávamos duas salas alugadas para guardar as pastas com esses arquivos em papel. Agora, eliminamos a necessidade desse aluguel e demos a destinação adequada aos documentos”, destacou o presidente do Legislativo, vereador João Morales. O armazenamento é mais uma ação que resulta na economia dos custos com alugueis. Esta é também uma das medidas que possibilitaram a devolução de dois andares alugados do chamado anexo, que tinham custo anual de quase meio milhão de reais.
Arquivos não tinham armazenamento adequado há mais de 10 anos
Os arquivos trabalhados não tinham armazenamento adequado, ficavam expostos a intempéries. Também não havia o fácil acesso aos documentos quando necessária uma consulta, seja por servidores ou pela população que por vezes fazia requisição ao Legislativo para ter acesso, por exemplo, a algum documento histórico para trabalho de pesquisa.
Destinação correta aos documentos
Com a implantação do serviço especializado e mudança promovida pela gestão da Câmara, “os arquivos ficam armazenados em conformidade com a legislação, e as normas afetas à matéria, em condições adequadas de temperatura e umidade. Há ainda uma apólice de seguros do acervo, sendo que os custos já estão incluídos no valor citado”, explicou o Assistente Técnico da Diretoria de Administração, Nei Schlotefeldt. Atualmente, o custo anual do arquivo é de R$ 41.507,69.
Como servidores podem ter acesso aos documentos?
Quando há alguma demanda documental específica, o servidor fiscal de contratos faz a requisição do arquivo, que é digitalizado e enviado para a Casa no prazo máximo de 24 horas e, em sendo urgente até 4 horas.
Como o cidadão pode requisitar documentos?
O cidadão pode protocolar o pedido de documento e a Câmara, em sendo deferido o pedido, observa os mesmos prazos referidos acima. O protocolo do pedido pode ser feito via plataforma digital 1doc, pelo link: https://fozdoiguacu.1doc.com.br/b.php?pg=wp/wp&itd=12.
Medidas devem reduzir produção de documentos físicos
“Hoje com a transformação digital, a gente tem uma estimativa que deixou de imprimir 58 mil documentos nesse período que a gente mudou as práticas. Já foram produzidos quase 12 mil documentos oficiais de forma online”, elencou Fabiano Borghetti, Assistente Técnico da Diretoria Geral da Câmara.
A mudanças devem seguir acontecendo. “Temos agora também uma comissão de servidores que está trabalhando com uma tabela de temporalidade dos documentos, a fim de verificarmos o que será possível expurgarmos de arquivo físico. A ideia com isso é ir reduzindo casa vez mais a própria produção de documentos físicos, o que está alinhado ao processo de digitalização, redução de custos e pauta ambiental”, frisou Fabiano Borghetti.
- DC CMFI / Foto: Christian Rizzi – Câmara Foz